财务总监办公室:学生组织
介绍
介绍
什么是代理帐户?
代理账户是指大学为非大学实体设立的账户, 比如兄弟会和姐妹会, 其他学生团体, 教职员工项目, 以及外部组织或活动. 这些实体的活动直接或间接地为大学社区提供服务或利益. 所有预算和财务交易, 包括收据, 障碍, 和支出, 是否反映在每个机构的会计记录中.
在学生会总会(SGA)注册的学生组织, 也接受SGA的资助, 是否需要有一个机构账户来进行跟踪.
虽然本网站所载的说明是针对组织财务主管的, 其他干事和也有责任通过经常检查和核查财务记录来确保问责制的顾问应仔细审查这些记录.
开立代理账户
- 学生组织代理帐户是通过提交一份 新机构户口表格. 该表格需要指导老师和学生活动和组织代表的签名.
- 所有其他机构帐户要求应直接发送至 ISU-Finance_Budget@es-one.com.
账户指数
财务主任办公室将为每个机构帐户分配一个唯一的字母数字代码，称为 指数. 索引长度在4到6个字符之间，通常是一个部分, 或缩写, 帐户的名称. 这将是代理商的“账号”，所有采购订单都需要这个账号, 机构凭证, 校内的凭证, 旅行授权, 和存款. 了解你的索引!
现金分类帐
财务主任办公室建议使用 现金分类帐 保存帐目记录.
所有代理账户交易应记录在现金分类帐中.
- 存款:在“存款/贷记”栏记录存款金额，在“单据号”栏记录收款号码.”列.
- 支出:在“取款/借记”栏记录支出金额，在“单据号”栏记录发票号码.”列.
现金分类帐以外的分类帐, 可以使用, 但建议使用相同的记账格式.
年终审计
审计长办公室在每个春季学期结束时收集机构账户财务记录进行审计. 预算协调员将执行这项审计.
审计时要求提供下列项目:
- 现金分类帐工作表
- 零用现金记录
- 机构 & 校内的凭证
- 收银员收据
所有未付账单需要在审计前付清. 所有零用现金账户和代理采购订单必须在春季学期结束前结清. 提交审计材料也非常方便组织在暑假期间存储记录. 到了秋天，新的财务主管可以去财务总监办公室拿记录.
存款
存款
机构筹集和(或)收到的所有资金必须存放在财务主任办公室. 所有募集的资金必须尽快提交. 直接从这些资金中收取资金和支出是不合适的，也不允许对支出进行跟踪.
禁止使用连接在平板电脑或智能手机上的任何类型的信用卡刷卡设备收集资金.
存款
在财务主任办公室的出纳窗口进行存款, 位于帕森斯大厅的一楼.
- 必须提供代理账户索引和账户代码. 账户代码 56304 应该用于机构账户的存款吗.
- 如果存支票，就必须写支票 指数 的账户代码 56304 在每张支票的背面.
- 出纳将为每笔存款出具收据. 该收据将有日期和收据号码，应记录在现金分类帐中.
支付
支付
从机构帐户支付的所有款项必须通过财务主任办公室处理.
支付方法:
- 直接计费:ISU与某些供应商有协议，允许代理机构直接向大学收取项目账单. 这意味着可以向这些供应商提交代理采购订单，购买商品或服务，供应商将直接向财务主任办公室发送账单. 在这种情况下，代理机构不需要提交代理凭证付款. 有关更多信息，请参阅下面的“直接计费”.
- 代理代金券:代理代金券用于通过向供应商或个人发放支票来付款. 请参阅下面的“代理凭证”了解更多信息.
- 零用现金:零用现金是从机构账户中提取的一笔钱，由零用现金管理人保管，用于小额支出. 如果一个组织被要求支付一些小额款项, 零用现金基金可能比个人凭单更方便. 零用现金保管员应为该组织的财务主管、总裁或顾问. 有关零用现金的更多信息，请参阅下面的“零用现金”.
- 资金转移到另一个机构:如果两个机构账户之间达成协议，希望将资金从一个账户转移到另一个账户, 请联系预算协调员寻求帮助.
直接计费
ISU与某些供应商有协议，允许代理机构直接向大学收取商品或服务的账单. 这意味着代理可以从供应商处购买, 供应商将直接向财务总监办公室开账单. 财务主任办公室将参考帐单上提供的索引，从一个机构的帐户扣款. 一些供应商将需要代理采购订单来做到这一点. 有关此表格的更多信息，请参阅下面的“代理采购订单”.
目前允许直接计费的供应商包括:
- 索迪斯:大学餐饮服务商(餐饮)
- 理光:仅在校园内
- 识别+
- 木制图形细线印刷
*需要代理采购单.
机构凭证
代理凭证用于通过向供应商或个人签发支票来付款. 填妥并签署的代理凭证与供应商的发票或原始收据一起提交给财务总监办公室，以便付款. 一旦提交代理凭证，生成支票的处理时间通常为3-5天. 不完整或不正确的凭证将在付款前退还给指导老师进行更正.
一些供应商将允许购买商品或服务，而无需预先付款. 在这些情况下, 经批准的代理采购订单将在采购时提交给供应商. 然后，供应商将提供发票，使用代理凭证支付. 请参阅常用供应商列表，了解允许使用代理采购订单进行采购的供应商的信息.
的逐行说明 机构凭证 悬停在每个字段上可以找到吗.
代理凭证支付个人提供的服务:当代理凭证被用来支付个人提供的服务完成 W-9形式 必须从个人那里获得，以符合国税局的规定. 在付款前，必须附在代理凭证上. 支付给电子游戏试玩目前雇用的个人的款项应使用一次性表格提交.
代理采购订单
的 代理采购订单 用于从有直接账单协议的供应商处购买商品或从需要PO的供应商处购买商品或服务，如果没有预先付款. 此表格必须在购买前填写. 处理代理采购订单的详细说明如下:
- 按照表格上的说明填写表格. 将鼠标悬停在每个表单字段上即可找到这些指令.
- 通过将打印设置更改为“整个工作簿”打印三份副本,“并将所有三份签署的副本送交财务主任办公室的预算协调员编号和核准. 财务主任办公室保留一份副本, 财务主管保留一份副本, 并将一份副本交给卖方以代替付款.
- 在购买时，向供应商提供他们的PO副本. 如果是直接计费的情况，供应商将直接向财务总监办公室计费. 否则, 卖方将提供发票, 和代理凭证将需要处理付款给供应商.
- 保存已批准的代理采购订单和编号的记录.
- 如果代理采购订单将不被使用, 您必须将两份副本(原始供应商和组织副本)交还给预算协调员. 这是唯一可以取消的办法.
供应商将只接受批准的代理采购订单.
购买食品/饮料
为机构的活动或会议购买食物/饮料或相关物品，须提交一份 热情好客的形式. 如果代理商通过索迪斯使用餐饮服务，则 酒店审批流程 也应该遵循吗.
购买国际滑联标志物品
学生组织可以通过Barnes and Noble书店与俱乐部的颜色一起设计自己的衬衫和标志. 这些费用将直接支付给大学. 只需按照以下步骤下单:
- 完成一个 代理采购订单 交给财务主任办公室的预算协调员批准并编号.
- 一旦您的代理采购订单得到预算协调员的批准，组织就可以通过联系Yaryna (Yaya) Demska向俱乐部的颜色下订单, 大学品牌顾问:847-744-6061. 108)，室号773-653-0678或 ydemska@clubcolors.com. 将艺术作品附加到电子邮件中.
- 订购俱乐部颜色时，请提供以下内容:
- 收货地址为学生组织的地址. 它必须包括组织的名称、地址和订购该物品的人的联系方式.
- 帐单地址为主计长办公室:北第七街200号, 泰瑞豪特, 47809和电子邮件地址 ISU-Finance_Budget@es-one.com.
- 将指定的代理采购订单号码、电话号码和电子邮件地址告知扶轮社颜色.
零用现金
零用现金基金是从机构账户中提取的一笔钱，由零用现金保管员保管，用于小额支出. 如果一个组织被要求支付一些小额款项, 零用现金基金可能比个人凭单更方便. 零用现金保管员应为该组织的财务主管、总裁或顾问.
- 一个组织一次只能有一个备用现金.
- 一个人一次只能有一个备用金账户, 即使他们参与了不止一个组织.
- 保管人必须保留零用现金使用情况的原始详细收据.
建立零用现金
- 准备一份代理凭证，托管人作为收款人，在凭证的描述部分写上“打开零用现金”. 所要求的零用现金数额必须合理，不得超过工程处帐户内的可用资金.
- 附加一个 零用现金申请表格 寄回代理券. 申请零用现金的个人被认为是保管人 个人负责零用现金基金.
- 一个单独的分类帐表可以帮助跟踪零用现金的使用情况. 原始收据加上手头现金在任何时候都必须等于零用现金的原始金额. 从会费或其他来源收取的资金不得加入零用现金基金.
报销零用现金
- 如果零用现金不足, 可以报销到原来的水平, 整个秋季和春季学期. 这是通过准备代理凭证来完成的, 支付给托管人, 上面写着“报销零用现金”. 已发生费用的原始收据应附在附件中.
结清零用现金
- 与财务主任办公室的预算协调员会面，以协助结清零用现金基金.
- 当你到财务总监办公室关闭你的基金时，你需要携带所有原始详细收据和剩余现金.
- 预算协调员将帮助该组织存放剩余现金并完成所有必要的文书工作.
旅游机构
如果一个机构帐户将资助旅行, 在安排旅行之前，需要获得Chrome River预先批准. 代理旅行包括参加会议、研讨会等. 您需要联系您的指导老师来帮助创建预批准. 如果在旅行开始前没有在Chrome River获得完全批准，则不报销差旅费用. 协助完成Chrome River预审批, 请致电x3541或x3542与旅游部联络.